Multifunkční tiskárna do firmy: výběr podle týmu a vytížení

Výběr správné multifunkční tiskárny do firmy je strategické rozhodnutí, které ovlivní každodenní chod kanceláře, celkové náklady, produktivitu i bezpečnost dat. Moderní multifunkční zařízení (MFP) už dávno nejsou jen ‚tiskárnou‘ – spojují tisk, skenování, kopírování a často i pokročilou správu dokumentů v jednom.

V tomto článku vám představíme několik rad a tipů, jak vybrat multifunkční tiskárnu podle velikosti týmu a objemu tisku. Dozvíte se také, jak předejít chybám, které firmám často zbytečně zvyšují náklady.

Co je multifunkční tiskárna a proč ji firmy potřebují

Multifunkční tiskárna (MFP) kombinuje několik klíčových funkcí v jednom zařízení:

• tisk dokumentů (barevně i černobíle),
• skenování a digitalizaci,
• kopírování, případně faxování,
• správu dokumentů a přístupových práv.

Pro firmy znamená multifunkční tiskárna méně zařízení v kanceláři, jednodušší správu a centrální ovládání, nižší celkové náklady a rychlejší práci s dokumenty.

Jak vybrat multifunkční tiskárnu: hlavní kritéria

Při výběru multifunkční tiskárny do firmy se zaměřte na několik klíčových faktorů:

1. Objem tisku (vytížení) – kolik stran tisknete měsíčně.
2. Počet uživatelů nebo týmů, kteří budou zařízení využívat.
3. Typ dokumentů – texty, barevné materiály, grafika, prezentace.
4. Funkce navíc – duplexní tisk, skenování do cloudu, správa přístupů, zabezpečení.
5. Celkové náklady na stránku (TCO) – nezaměřujte se jen na pořizovací cenu, ale i na cenu spotřebního materiálu a servisu.

Doporučení podle vytížení a velikosti týmu

Níže najdete doporučení rozdělená podle objemu tisku a velikosti týmu. Správná volba podle těchto parametrů vám umožní snížit náklady a zvýšit produktivitu.

Malé týmy (do 10 lidí) – do 3 000 stran měsíčně

Malé firmy ocení spolehlivost, jednoduché ovládání a nízké provozní náklady. Ideální je kompaktní multifunkční laserová tiskárna na každodenní tisk smluv, objednávek či faktur.

Doporučené vlastnosti:

• rychlost tisku alespoň 20–30 stran za minutu,
• integrovaný skener a kopírka,
• podpora Wi-Fi a mobilního tisku,
• snadná správa uživatelů.

Doporučený model: Základní multifunkční laserová tiskárna pro malé firmy

Střední týmy (10–30 lidí) – 3 000–10 000 stran měsíčně

Ve středních firmách je důležitá rovnováha mezi výkonem a náklady. Multifunkční zařízení v této kategorii nabízí vyšší rychlost, pokročilé zabezpečení, automatický duplexní tisk a digitalizaci dokumentů.

Doporučené vlastnosti:

• rychlost tisku alespoň 30–45 stran za minutu,
• automatický podavač dokumentů (ADF),
• síťové připojení a centrální správa,
• možnost rozšíření o další zásobníky papíru.

Doporučený model: Multifunkční tiskárna pro střední kancelář

Velké týmy (30–100 lidí) – 10 000–30 000 stran měsíčně

U velkých týmů je klíčová produktivita, spolehlivost a nízká cena za stránku. Tyto tiskárny zvládnou velké objemy tisku, pracují nepřetržitě a často slouží jako centrální tiskové uzly.

Doporučené vlastnosti:

• rychlost tisku 45–60 a více stran za minutu,
• velkokapacitní zásobníky papíru,
• pokročilá správa uživatelů a přístupových práv,
• integrace s firemními systémy a cloudovými službami.

Doporučený model: Výkonná multifunkční tiskárna pro velké firmy

Centrální zařízení pro korporace – nad 30 000 stran měsíčně

Pokud tiskárna slouží jako centrální zařízení pro více oddělení nebo poboček, doporučujeme investovat do enterprise třídy multifunkčních zařízení. Tyto modely mají nejnižší cenu za stránku, špičkové zabezpečení a maximální dostupnost.

Doporučené vlastnosti:

• rychlost tisku nad 60 stran za minutu,
• modulární konstrukce s možností rozšíření o finišery, třídění a sešívání,
• detailní reporting a monitoring využití,
• vzdálená správa a servis.

Doporučený model: Enterprise multifunkční tiskárna pro velké provozy

Praktické rady při výběru MFP zařízení

Počítejte s růstem firmy – vyberte model s výkonovou rezervou 20–30 %. Nezapomeňte ale věnovat pozornost také:

• servisní smlouvě – pravidelná údržba prodlouží životnost a sníží náklady.
• bezpečnosti – vybírejte tiskárny s podporou PIN kódů, uživatelských účtů a šifrování.
• cloudu a integracím – moderní zařízení by mělo snadno komunikovat s vašimi firemními systémy a úložišti.

Správná multifunkční tiskárna zefektivní celou firmu

Multifunkční tiskárna není jen kancelářské zařízení, ale důležitá součást firemní infrastruktury. Správná volba snižuje náklady, zrychluje práci s dokumenty a podporuje produktivitu celého týmu.

V ABELu vám s výběrem rádi pomůžeme. Připravíme pro vás přehled doporučených modelů podle vašich potřeb, firemní ceník a individuální nabídku i kompletní servisní zázemí.

Kontaktujte nás a společně vybereme multifunkční tiskárnu, která se stane spolehlivou součástí vašeho provozu.